Факторы и зоны влияния в бизнес-процессах. Как это работает

Нужно иметь спокойствие, чтобы воспринимать события, на которые нельзя повлиять. Силы, чтобы менять то, что возможно. И мудрость, чтобы отличать одно от другого.

Нужно иметь спокойствие, чтобы воспринимать события, на которые нельзя повлиять. Силы, чтобы менять то, что возможно. И мудрость, чтобы отличать одно от другого

Каждый раз, когда вопрос касается действий или изменений, мы сталкиваемся с тем, что сфера влияния ограничена. Существует бесконечное количество факторов, на которые мы повлиять можем и несоразмерно меньшее количество, которое находится в зоне нашего влияния. И те и другие факторы оказывают влияние на создание бизнес процесса, проекта, да и всей жизни. Проблема скрывается в том, что порой сложно определить факторы на которые мы можем повлиять, на которые не можем и те, которые можно изменить опосредованно.

Сегодня я расскажу о том, как факторы и зоны влияния работают в управлении бизнес-процессами.

Что такое факторы, оказывающие влияние на создание бизнес процессов?

Мы с вами договорились, что после обеда зайдем в любимое кафе выпить по чашке кофе и обговорить зоны ответственности при подготовке презентации для нового клиента. В определенное время я спускаюсь на лифте в фойе здания, где мы договорились встретиться. Вы уже на месте и ждете меня. Но тут я понимаю, что забыл бумажник в офисе и мне придется вернуться. Вы соглашаетесь подождать. Я отправляюсь к лифту, но оказывается, что он застрял и мне приходится подниматься пешком на пятнадцатый этаж. Естественно, на все это уходит много времени, но вы терпеливо ждете меня. Наконец, мы готовы пойти насладиться чудесным напитком. Через минуту после начала прогулки, нас застает неприятный ливень и нам приходится буквально бежать в кафе. Изрядно промокнув, мы направляемся к нашему обычному столику у окна, но из-за дождя народу в кафе много и он, оказывается, занят. Приходится занять последние места у стойки. Официанта приходится очень долго ждать, люди укрылись от дождя в кафе, но получив его внимание, нас ждет еще одна неприятная новость — сорт кофе, который мы так любим, закончился. Осталось нечто невкусное и странное. Мы не хотим портить себе день еще больше, поэтому заказываем чай. В кафе шумно и спокойно поговорить не получается, поэтому мы просто ждем заказ за разговорами о погоде. С момента нашей первой встречи в фойе здания и до момента когда мы получили свой чай, прошло 45 минут. Через 15 минут у меня назначен звонок в офисе и нам приходится поторопиться, быстренько выпить полутеплый чай и снова бежать в офис.

Моя забывчивость, дождь, отсутствие нужного кофе в кафе — все это факторы, которые оказали влияние на процесс обсуждения подготовки презентации.
Влияние различных факторов, это необязательно плохо. Они необязательно несут негативный характер. С таким же успехом, погода могла порадовать солнечным теплом , а в кафе могло быть ни души. В таком случае переговоры прошли бы успешно. Но я специально использовал влияние неблагоприятных факторов. Они лучше доносят суть и дают понимание идеи.

Факторы, оказывающие влияние на бизнес-процесс, можно назвать рисками. В процессном управлении есть понятие события — это то, что просто произошло, но определило ход развития процесса. Принцип «Если-то». Если на улице дождь, то надо взять зонтик. А дождь, как фактор влияния или событие, просто пошел.

Фактор влияния — это свойство, событие или явление, которое влияет на процесс и/или итоговый результат процесса.

В энциклопедическом словаре, дано следующее определение слова фактор — (от лат. factor — делающий — производящий), причина, движущая сила какого-либо процесса, явления, определяющая его характер или отдельные его черты.

Факторы существуют только в рамках какого-то процесса (действия). Определить влияние фактора можно через показатели. Например, время или стоимость процесса.

Типы факторов

С тем, что такое фактор мы разобрались. Идем дальше.

Факторы бывают разные. «Хорошие» и «плохие». Значимые и не очень. Подвластные нам и нет. Наверное, существует множество классификаций. Но нас, на данном этапе, интересует только — можем мы оказать влияние на фактор, или нет.

Также, с точки зрения управления бизнес-процессами, нас интересует когда мы можем повлиять. Сразу или придется для этого что-то сделать.

Исходя из этого, я выделяю 4 типа факторов:

  • Факторы влияния — то, на что мы можем повлиять. Например, наличие или отсутствие у нас зонта, на случай непогоды.
  • Факторы условного влияния — это то, на что мы можем повлиять, предварительно подготовившись, т.е. выполнив определенные условия. Это такая промежуточная стадия между факторами не влияния и влияния. Например, мы можем пробежать марафон за 3 часа, но для этого нам придется изрядно потренироваться. Этот тип факторов важен при подготовке улучшения процессов.
  • Опосредованные факторы — на них мы повлиять можем, но не напрямую. Только через что-то еще. Мы можем повлиять на скорость печати на компьютере, через количество занятий, посвященных этому. Или — мы можем повлиять на качество сна, через время вечернего отбоя.
  • Факторы не влияния — а вот тут мы ничего поделать не можем. Например, погода.

Зоны влияния

Наберитесь еще немного терпения. Буквально через несколько абзацев вы узнаете как это может помочь нам и что со всем этим делать. Но пока поговорим о зонах влияния.

Если просто, то зоны влияния это набор факторов определенного типа.
  • Зона влияния — набор факторов влияния. Т.е. в этой зоне находится все, на что мы можем оказывать влияние.
  • Зона развития — сюда входят факторы условного влияния. Это зона, после выполнения определенных условий, может стать зоной влияния. Также сюда входят факторы опосредованного влияния, которые мы хотим перевести в зону влияния. Например, приобретение знаний и навыков.
  • Зона внимания — здесь обитают факторы опосредованного влияния, с которыми мы пока что не собираемся работать. Почему зона внимания? Потому что нужно уделять особое внимание факторам, на которые нельзя влиять напрямую. Пока что нельзя, но об этом чуть дальше.
  • Зона не влияния — тут все просто. Факторы этой зоны нам неподвластны. Иногда, в данную зону могут быть включены факторы опосредованного влияния, в том случае, если механизм влияния недоступен или нецелесообразен для нас.
Факторы и зоны влияния

Зоны влияния применимы к ситуациям, бизнес-процессам и жизни. Точно так же, как мы рассматриваем бизнес-процессы на разных уровнях, так и факторы/зоны влияния, можно рассматривать на разных уровнях и с разных точек зрения. Например, мы можем рассматривать зоны влияния на уровне «вся жизнь», а можем на уровне «поход в кино».

Зачем нужно знать факторы и зоны влияния?

Понимание зон влияния позволяет:

  • Сконцентрироваться на том, что мы можем изменить в компании, бизнес-процессах и т.д.
  • Отбросить то, на что повлиять не можем
  • Понимать, за счет чего можно расширить зону влияния
  • Проверить эффективность текущей стратегии компании и распределения ресурсов

Знание факторов позволяет:

  • Очертить зоны влияния
  • Определить приоритет работы с факторами
  • Перевести работу с факторами для расширения зоны влияния, в категорию конкретных, понятных действий
  • Идентифицировать риски — предупрежден, значит вооружен
Проще говоря — понимание факторов и зон влияния, позволяет правильно распределять усилия, ресурсы и работать только с тем, что дает результаты.

Как определить факторы и зоны влияния?

Как я уже говорил, факторы и зоны влияния нужно определять в определенных рамках. Если мы говорим о бизнес-процессах, то здесь все просто — рамками являются границы бизнес-процесса.

Сначала необходимо составить список факторов, которые могут повлиять на получение необходимого результата бизнес-процесса. Затем определить зоны влияния.
Сейчас мы составим список факторов на примере приготовления песочного теста. Механизм процесса прост:

  1. Подготовить продукты
  2. Смешать муку и сахар
  3. Размять масло
  4. Смешать масло, муку и сахар
  5. Отделить белок яйца от желтка
  6. Вбить желток в тесто
  7. Замесить тесто
  8. Выдерать тесто в холодильнике

Для того чтобы составить список факторов, необходимо определить ожидаемый результат, каждого действия в процессе:

Этап Результат
Подготовить продукты Количество каждого продукта соответствует рецепту и имеет необходимое качество
Смешать муку и сахар Мука и сахар смешаны равномерно
Размять масло Масло размято до однородной массы и не имеет комков
Смешать масло, муку и сахар Масло, мука и сахар размешаны до однородной массы
Отделить белок яйца от желтка Желток находится в отдельной емкости
Вбить желток в тесто Желток смешан с тестом до однородной массы
Замесить тесто Тесто полностью однородно
Выдержать тесто в холодильнике Тесто простояло 30 минут при температуре 4 градуса.
Обратите внимание — каждый промежуточный продукт в процессе, влияет на конечный продукт. Это важно.

Теперь, к каждому, определенному нами результату, необходимо применить два вопроса:

  1. Что может помешать получить указанный продукт?
  2. Что может помочь получить указанный продукт?
Этап Результат Что может помешать получить указанный продукт? Что может помочь получить указанный продукт?
Подготовить продукты Количество каждого продукта соответствует рецепту и имеет необходимое качество
  • Отсутствие необходимого количества продуктов
  • Отсутствие возможности отмерить необходимое количество
  • Количество продуктов отмерено неверно
  • Один или несколько продуктов некачественны
Смешать муку и сахар Мука и сахар смешаны равномерно
  • Механика действия — смешивание муки и сахара не эффективно
  • Недостаточное время на смешивание муки и сахара
Использование блендера/миксера/тестомеса
Размять масло Масло размято до однородной массы и не имеет комков
  • Отсутствие инструмента для размешивания
  • Недостаточное время размятия
Использование блендера/миксера/тестомеса
Смешать масло, муку и сахар Масло, мука и сахар размешаны до однородной массы
  • Отсутствие навыка
  • Недостаточное время на смешивание масла муки и сахара
Использование блендера/миксера/тестомеса
Отделить белок яйца от желтка Желток находится в отдельной емкости
  • Отсутствие навыка
  • Отсутствие инструмента для отделения желтка от белка
Специальный прибор для отделения желтка
Вбить желток в тесто Желток смешан с тестом до однородной массы
  • Отсутствие инструмента для размешивания
  • Недостаточное время на смешивание желтка
Использование блендера/миксера/тестомеса
Замесить тесто Тесто полностью однородно
  • Отсутствие инструмента для замеса
  • Отсутствие понимания, как должно выглядеть готовое тесто
  • Недостаточно времени на выполнение замеса
Использование блендера/миксера/тестомеса
Выдержать тесто в холодильнике Тесто простояло 30 минут при температуре 4 градуса.
  • Время расстойки выдержано не верно
  • Температура не соответствует рецепту

Выносим все факторы в отдельный список и убираем дубликаты.

Осталось определить типы факторов, тип влияния и отношение фактора к зоне влияния.

Фактор Тип влияния Тип фактора Зона влияния
Время выполнения операции не достаточно Негативный Влияние Влияние
Время расстойки выдержано не верно Негативный Влияние Влияние
Количество продуктов отмерено неверно Негативный Влияние Влияние
Один или несколько продуктов некачественны Негативный Не влияние Не влияние
Отсутствие навыка отделения желтка от белка Негативный Опосредованное влияние Внимание
Использование блендера/миксера/тестомеса Позитивный Условное влияние Развитие
Механика действия — смешивание муки и сахара не эффективно Негативный Условное влияние Развитие
Отсутствие возможности отмерить необходимое количество Негативный Условное влияние Развитие
Отсутствие инструмента для замеса/размешивания Негативный Условное влияние Развитие
Отсутствие инструмента для отделения желтка от белка Негативный Условное влияние Развитие
Отсутствие необходимого количества продуктов Негативный Условное влияние Развитие
Отсутствие понимания, как должно выглядеть готовое тесто Негативный Условное влияние Развитие
Специальный прибор для отделения желтка Позитивный Условное влияние Развитие
Температура не соответствует рецепту Негативный Условное влияние Развитие

Тип влияния — позитивный или негативный.

Что с этим делать дальше?

Теперь необходимо проверить актуальность факторов для существующего процесса и определиться с дальнейшими действиями по каждому пункту.

Для проверки актуальности, нужно выяснить — существует ли фактор в реальном процессе. Например, фактор «Отсутствие инструмента замеса/размешивания» может быть не актуален для нас, потому что такой инструмент имеется.

Казалось бы — можно отбросить неактуальные факторы, но лучше их «поставить на контроль».

Это означает, что при разработке бизнес-процесса, необходимо учесть, что данные факторы надо будет проконтролировать, выполнить определенные действия в процессе. Если говорить о вышеуказанном примере, то в процессе нужно проверить наличие под рукой соответствующего инструмента.

Переходим к актуальным факторам. Для начала необходимо убедиться в том, что факторы, на которые мы повлиять не можем, действительно таковыми являются. Затем отбрасываем их. С ними сейчас делать нечего. Остаются факторы, оказывающие влияние на бизнес-процесс и на которые мы можем повлиять, тем или иным образом.

Начинаем с факторов условного влияния.

Основная задача — определить, что мы будем делать с каждым фактором и запланировать соответствующее действие. По большому счету, мы можем выполнить лишь три типа действия относительно фактора — устранить сейчас, устранить позже (запланировать) или оставить как есть.

Помните о том, что некоторые позитивные факторы, могут полностью устранить негативные.

Например, использование тестомеса, устраняет факторы связанные с наличием инструментов, неправильным временем замеса и т.д. Подробнее об этом в другой раз.

Укажите тип действия по каждому фактору, запланируйте и реализуйте.

Фактор Тип влияния Тип фактора Зона влияния Актуальность Действие
Время выполнения операции не достаточно Негативный Влияние Влияние Да Засекать таймер в процессе
Время расстойки выдержано не верно Негативный Влияние Влияние Да Засекать таймер в процессе
Количество продуктов отмерено неверно Негативный Влияние Влияние Да Использовать мерные емкости
Использование блендера/миксера/тестомеса Позитивный Условное влияние Развитие Да Купить миксер
Механика действия — смешивание муки и сахара не эффективно Негативный Условное влияние Развитие Да Узнать как правильно смешивать
Отсутствие инструмента для замеса/размешивания Негативный Условное влияние Развитие Да Купить венчик
Специальный прибор для отделения желтка Позитивный Условное влияние Развитие Да Купить
Температура не соответствует рецепту Негативный Условное влияние Развитие Да Замерять температуру
Будет далеко не лишним сразу оценивать, с финансовой точки зрения, стоимость устранения фактора. Это облегчает принятие решений.

Далее, необходимо тем же путем проработать факторы опосредованного влияния. Единственным отличием будет отсутствие действия «устранить сейчас», т.к. на эти факторы нет возможности повлиять быстро.

Представленный пример хоть и крайне прост, но демонстрирует фактическую работу с факторами и зонами влияния в бизнес-процессах. Да и в других ситуациях алгоритм будет не сильно меняться. Очень полезно провести подобную работу применительно к вашей сфере деятельности и даже жизни.

Резюме

  • Фактор — это свойство, событие или явление, которое влияет на процесс и/или итоговый результат процесса.
  • Совокупность факторов называется зоной влияния.
  • Факторы и зоны делятся на 4 типа.
  • Для определения факторов необходимо задать два вопроса применительно к промежуточным результатам каждой операции в процессе.
  • Результат каждой операции имеет значение для конечного результата бизнес-процесса
  • Для каждого фактора определяется: тип влияния, актуальность , дальнейшее действие
  • Неактуальные факторы требуют контроля в механизме процесса
  • Некоторые позитивные факторы могут устранять множество негативных.
  • Необходимо стремиться к расширению зоны влияния.
  • Расширение происходит за счет работы с факторами в зоне развития и внимания.
  • Зона не влияния, не должна попадать в поле зрения.

Пока все. В этой статье, я не рассматривал вопросы взаимосвязи и веса факторов. Об этом как нибудь в другой раз.

Подписаться на рассылку:

Всегда готовы ответить на ваши вопросы.

Свяжитесь с нами удобным вам способом.
Наши специалисты ответят на ваш запрос и обсудят все ключевые моменты.

Другое из блога

Наверх